時間管理が全然できない…
もっとうまく時間を使えれば、会社にもお客様にも価値を届けられるのにな…
と悩んでいませんか?
誰だって、時間をうまく管理して成果を出したいと考えていますよね。
しかし、どれだけ工夫してもうまくいかないと悩む方も多いはずです。この記事では、以下の内容をお届けします。
- 時間管理が苦手な人の特徴
- 時間管理ができない原因とは?
- 「できない…」と悩む人が時間管理できるようになるコツ
この記事を最後まで読むことで、時間管理ができずに悩む可能性を大幅に減らせますよ。また、時間管理の方法がわかり、これから学ぶ内容をより深く習熟させやすくなるはずです。
ぜひ参考にしてみてください。
この記事を書いた人
たけみやたいが
資格のミカタを運営している、ライター歴4年のたけみやと申します。「スキルを身に着けたい」「資格を取りたい」という相談がめちゃめちゃ集まってくる人。実際に相談者さんの夢をかなえた経験が、指折で数えられないほどはあります。どうやって学習を進めて行けばよいか相談に乗ることには自信がありますし、一緒に新しい景色をみるのが好きです。一緒に資格取得を目指しましょう!
時間管理が苦手な人の特徴
時間管理が苦手…
どうしてもサボっちゃうんだよな…
と悩みを持つ方は、まず自身がどの特徴に当てはまるか確認することが大切です。
- 寝ずに仕事をするのが得意
- 周りからマイペースだといわれる
- 仕事が好きすぎる
それぞれの特徴を詳しく解説しますね。
寝ずに仕事をするのが得意
寝ずに仕事をするのが得意で、特に問題がないと感じている方は、時間管理が下手な可能性があります。
深夜残業を繰り返す働き方は、ビジネスパーソンとしての価値を大きく下げてしまいます。緊急の案件を徹夜で仕上げることは一時的な解決策にすぎず、長期的には業務効率の低下を招くからです。
- 深夜まで仕事をして朝一の会議に遅刻する
- 納期直前の追い込みで品質が低下する
- 体調が悪くなり、少しずつ作業効率が落ちている
このように、周囲への信頼を失いかねない事態が発生することもあります。多くの成功者が実践している時間管理では、計画的な業務遂行と適切な休息が重視されているのです。
周りからマイペースだといわれる
時間管理が苦手な人の多くは、「マイペース」という言葉で評されます。
約束の時間に遅れがちで、締切直前まで作業を始めないこともありますよね。たとえば会議の開始5分前になってようやく資料作りを始めたり、電車の発車時刻ギリギリに駅に到着したりするなどのケースが多いなら、時間管理が下手だと考えた方が良いでしょう。
このような行動パターンは、「急いで準備すれば間に合うだろう」という楽観的な見通しや、「自分のペースを乱したくない」という意識が影響しています。結果として周囲に迷惑をかけてしまい、信頼関係にも影響を与えかねないため、注意しましょう。
仕事が好きすぎる
仕事への情熱が強すぎるあまり、時間管理が疎かになってしまうケースがあります。たとえば、1つの企画資料に予定以上の時間をかけて完璧を目指したり、次々と新しいアイデアを追加して作業が膨らんでいったりすることがよくあります。
この傾向は、仕事への熱意や責任感の表れである一方で、他の重要な業務に影響を及ぼす可能性があります。締切に追われる状況が常態化し、結果的に仕事の質も低下してしまうこともあるでしょう。
時間管理ができない原因とは?
時間管理ができない人の特徴を理解いただけたでしょうか。上記に当てはまった場合は、続いて原因を探りましょう。
ここでは、時間管理ができない原因を3つ紹介します。
- 仕事に優先順位をつけていない
- 面倒くさいと作業を後回しにしがち
- 時間が無限にあると考えている
仕事に優先順位をつけていない
仕事の締め切りに追われ、心に余裕がなくなってしまう。
そんな状況の多くは、優先順位をつけていないことが原因です。優先順位とは、その日やるべき仕事の重要度と緊急度を見極めることです。
例えば、今週中に提出する企画書の作成と、来月の会議資料の準備がある場合、この2つの仕事を前にして「どちらから手をつけようか」と悩んでしまうことがあります。重要度と緊急度を考えると、今週中の企画書作成を優先すべきことが分かるでしょう。
優先順位をつけるためには、タスクを以下の4つに当てはめる必要があります。
- 重要かつ緊急
- 重要だが緊急ではない
- 緊急だが重要ではない
- 重要でも緊急でもない
まずは重要かつ緊急なタスクから着手することで、効率的な時間管理が可能になります。時間管理の第一歩は、この優先順位付けから始まるのです。
面倒くさいと作業を後回しにしがち
仕事を後回しにしてしまう大きな要因は「面倒くさい」という感情です。この感情は誰もが経験する自然な反応ですが、放置すると締切直前の追い込みや質の低下を招きかねません。
たとえば、資格の学習をしなければならないのに「あとでやればいいや」と先送りにしてしまうことがあります。しかし、この「面倒くさい」という感情を克服するには、大きなタスクを小さな単位に分割することが効果的です。
たとえば、MOS資格におけるExcelの学習なら「まずは基本の関数を3つだけ」と具体的な目標を設定しましょう。
小さな成功体験を積み重ねることで、面倒くさいという感情は徐々に薄れていきます。また、学習開始前に5分間だけテキストを読むというルールを決めることで、自然と学習が継続できるようになりますよ。
時間が無限にあると考えている
時間を無限のものと捉えていると、時間管理がうまくいきません。
当たり前のことですが、1日は24時間しかないので、その限られた中でやらなければならないことも出てきます。
例えば、資格の勉強で「3ヶ月あるから余裕がある」と思っていても、毎日の仕事や休憩時間を差し引くと、実際に使える時間は意外と少ないものです。この現実を理解するには、1週間の時間の使い方を記録してみることが効果的でしょう。
- 睡眠
- 食事
- 通勤時間
- 娯楽
これらの要素をしっかりと書き出すことで、自由に使える時間が一目瞭然になります。
時間の有限性を意識することで「今この瞬間」の大切さに気づけますよ。
「できない…」と悩む人が時間管理できるようになるコツ
時間管理ができない…
と悩む場合は、以下のような対策を講じるのがおすすめです。
- 紙に書きだしてやるべきタスクを明確にする
- タスクごとに必要な時間を考える
- 不要なことも含めて1日の計画を立てる
それぞれ詳しく解説しますね。
紙に書きだしてやるべきタスクを明確にする
頭の中で考えているだけでは、やるべきことが整理できずに時間管理ができないと悩む方もいるでしょう。
しかし、紙に書き出すことでタスクが明確になり、行動に移しやすくなるのです。
たとえば、資格の学習計画を立てる場合、A4用紙を横に3等分し以下3つの要素を書き出すことが効果的です。
- 日ごとにやること
- 今週中にやること
- 今月中にやること
これらを分けて書き出しましょう。
「日ごとにやること」には「Excelの基本関数を3つマスターする」のように、具体的な行動レベルまで落とし込みます。
このとき重要なのは、タスクを書き出したら、すぐに実行時間の見積もりも記入すること。
「基本関数の学習:30分」のように時間を明記することで、その日のスケジュールに無理なく組み込めます。
さらに、終えたタスクに線を引くことで達成感も得られ、継続的な時間管理が可能になるのです。
タスクごとに必要な時間を考える
効率的な時間管理の秘訣は、各タスクにかかる時間を適切に見積もることです。ただし、最初から完璧な見積もりは難しいため、まずは実際にかかった時間を記録することから始めましょう。
たとえば、「関数の実践演習を解く」というタスクがあれば、まず30分と設定して取り組んでみます。
そして、実際にかかった時間を記録し、次回からの見積もりに活用します。見積もりが甘かった場合は、次回は1.5倍の時間を確保するなど、柔軟に調整していきます。
- 関数の実践演習を解く:30分と設定
- 実践演習にかかった時間を計測する:実際には60分かかった
- 設定時間が現実とひらきすぎたため、1.5倍の目標時間(45分)を設定する
- 45分で実践を完了させるために何が必要かを考えてメモする
不要なことも含めて1日の計画を立てる
効率的な時間管理には、休憩時間やSNSをチェックする時間など、一見「不要」と思える時間も含めて計画を立てることが重要です。
これらの時間を考慮しないと、現実的な計画にならないからです。
「19:00から21:00まで勉強する」と決めても、実際には休憩や携帯チェックで30分程度は使ってしまいますよね。
そこで、自分にとって絶対に守らなければならない約束なのであれば、以下のように不要な時間も設定しておくことが重要でしょう。
- Excel基本操作の学習をする:19:00-19:45
- 休憩・SNSチェック:19:45-20:00
- 練習問題:20:00-20:45
このように、休憩時間や気分転換の時間も含めて計画を立てることで、罪悪感なくリフレッシュでき、むしろ集中力が高まります。
もちろん、このように事細かに設定しすぎることが辛いと感じるかもしれませんが、目標を達成するためにはまずこの壁を突破しなければなりません。少し経つと慣れてくるので、1日の計画を立てることを意識しましょう。
必須タスクはGoogleカレンダーに入れる
必須タスクの管理には、スマートフォンでいつでも確認できるGoogleカレンダーが効果的です。通知機能を活用することで、重要な予定を見逃すリスクを大幅に減らすことができます。
資格の学習を必ず同じ時間に行う場合、「学習時間:19:00-20:00」と入力し、開始15分前に通知が来るよう設定します。さらに、タスクの色分けも有効で、資格の学習は青、仕事は赤というように分類することで、一目で予定の種類が把握できます。
重要なのは、カレンダーに入れるのは「必須」のタスクに限定することです。毎日変動するような予定は入れず、確実に守るべき予定だけを含めるようにしましょう。
時間管理を行うのに役立つツールやアプリ
コツはわかったけど、そうはいってもうまく管理できないんだよな…
と悩む方も多いでしょう。
ここでは、時間管理を行うのに役立つツールやアプリを詳しく解説します。
- メモ帳
- Googleスプレッドシート
- 時間管理アプリ
それぞれ具体的なツールや、使えるテンプレートも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
メモ帳
時間管理の基本となるのが、シンプルなメモ帳です。手書きのメモ帳は、書く動作自体が記憶を促進し、タスクの優先順位を整理するのに効果的です。
資格の学習では、その日に覚えた内容や操作方法をメモ帳にささっと書き留めることで、後から見返したときに学習内容を思い出しやすくなります。
自由な形式で図や矢印を交えて書けるため、自分だけの理解しやすいノートが作れます。
また、手書きのメモを管理するために、以下のようなメモアプリを使用すると、勉強が効率化できますよ。
- Evernote:タグ付けで整理しやすく、検索機能が優秀
- OneNote:手書きメモとデジタルメモの併用が可能
- Notion:テンプレート機能で学習計画が立てやすい
紙のメモ帳とデジタルメモを組み合わせることで、より効果的な時間管理が実現できます。アイデアは紙のメモ帳で素早くキャッチし、整理された情報はデジタルで管理するというように、それぞれのツールの特徴を活かして勉強を進めることが効果的です。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、学習の進捗管理や時間の記録に最適なツールです。複数のデバイスで同期できる特徴を活かし、いつでもどこでも学習状況を確認できます。
学習管理では、シートを3つのタブに分けて活用します。
- 学習計画タブ:科目ごとの学習項目をリスト化する
- 進捗管理タブ:日付、学習時間、理解度を記録する
- 復習タブ:間違えやすい操作や重要な機能をメモする
さらに、学習時間をグラフ化することで、自分の学習パターンが把握できます。
週ごとの学習時間の変化を見える化することで、モチベーション維持にもつながり、効率的な時間管理が実現できるでしょう。
スプレッドシートのひな型を作成しておいたので、コピーしてカスタマイズして使ってください!
時間管理アプリ
スマートフォンの時間管理アプリを活用することで、効率的な学習時間の確保が可能になります。通知機能や進捗管理機能を使って、学習習慣を身につけやすくなるのです。
アプリを使用して時間管理を行うことで、時間管理を効率的に行えますよ。
アプリで時間管理を行う方法について、詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。
まとめ
時間管理ができないと悩んでいるあなたは、きっと「やらなきゃいけないのに…」という気持ちを抱えているのではないでしょうか。でも、大丈夫です。時間管理は誰もが苦手に感じる課題であり、必ず改善できるスキルなのです。
まずは自分の特徴を理解することから始めましょう。
- 夜型の生活になりがち
- マイペースだと言われる
- 仕事に没頭しすぎる
こういった特徴を持っているなら、それは時間管理の改善のチャンスです。
時間の使い方を変えるには、具体的なアクションが効果的です。
本記事で紹介したように
- タスクを紙に書き出す
- 必要な時間を見積もる
- 休憩も含めた現実的な計画を立てる
これらひとつひとつのステップを意識することで、徐々に変化が表れてきます。
また、メモ帳やGoogleカレンダー、スプレッドシート、時間管理アプリなど、便利なツールも味方につけましょう。毎日使うスマートフォンと連携させれば、自然と時間管理が習慣になっていきますよ。
完璧を目指す必要はありません。まずは小さな目標から始めて、少しずつ自分のペースを作っていきましょう。時間管理は、あなたの人生をより豊かにするための大切なスキルになるはずです。
ぜひ今日から実践していきましょう。
資格取得コミュニティのアンケートにご回答お願いします!
資格のミカタでは、資格を取りたいと考えている方が勉強を教えあえる、あたたかいコミュニティを作りたいと思っています。
資格取得のために頑張りたい!
という方はたくさんいると思います。しかし、ひとりで勉強しているとなかなかうまく学習が進められないこともあるでしょう。
みんなで助け合いながら全員で笑顔になれるコミュニティを作りたいと考えているので、今後も資格のミカタをご覧いただける方は、ぜひアンケートにご協力お願いいたします!
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